Guía para organizar un evento de software libre (borrador)

=Borrador=

Este es un primerísimo borrador. Necesita de tu colaboración para enriquecerlo.

Ver también Pasos para planificar.

La idea es ir volcando aquí la experiencia obtenida en eventos previos, y así obtener una guía de buenas prácticas para los eventos futuros.

Este artículo fue escrito inicialmente por un novato. Puede que mucho de lo que aquí se lea esté inventado. Puedes corregirlo libremente.

=Tipos de eventos=


 * Teóricos: Requiere espacios para conferencias, charlas, debates.
 * Prácticos: Requiere espacios para instalaciones.
 * Mixtos: Una combinación de los dos anteriores.

=Roles=

Cualquier voluntario puede ejercer uno o más roles.

No existe un régimen estricto para ejercer un rol, excepto considerarse con la capacidad de ponerse en la piel de uno, y comprometerse a cumplirlo.


 * Coordinación
 * Infraestructura
 * Disertantes/Moderación
 * Sponsors
 * Gráfica
 * Difusión & Prensa
 * Video team, sonido & redes
 * Nutrición
 * Merchandising
 * Recepción & stands

Funciones

 * Garantizar que todos los otros equipos funcionen y llevar registro de todo lo que se hace, quién lo hace, cómo y cuando lo hace, y que problemas enfrenta.
 * Designar personas que considera aptas para realizar ciertas tareas que nadie esté llevando a cabo.
 * Estipular los plazos de inicio y culminación las distintas tareas. De esta manera se asegura que el evento se realice en tiempo y forma.
 * Tomar decisiones rápidas o en momentos de alta presión.
 * Tener el celular cargado (de plata y de batería) disponible las 24hs. Tiene que poder establecer conexión por cualquier medio con y entre los miembros del resto de los equipos e informar de cualquier novedad en el momento que ocurre.

Observaciones

 * No se debe forzar el puesto sólo porque esté vacante, si existe alguien que pueda realizar la tarea, va a dejarse ver cuando sea necesario.

Funciones

 * Decidir el lugar donde se realizará el evento.
 * Definir los requerimientos del mismo.
 * Carteles de señalización (colaboración con Gráfica).
 * En caso de ser necesario, modificar el lugar para que sea lo más adecuado posible.

Observaciones

 * Lugar
 * Salas de conferencia: Es aconsejable que las puertas de acceso a las salas se encuentren a espaldas del espectador, y no del lado del disertante. De esta manera se interrumpe en menor medida el curso normal de la charla.

Disertantes/Moderación
(este rol merece un mejor nombre)

Funciones

 * Convocar y seleccionar a los disertantes, perseguirlos para que confirmen a tiempo título, duración y tema de charla.
 * Gestionar pasajes y/o alojamiento, transporte dentro de la ciudad, lugar para comer, etc. de disertantes no locales.
 * Asistir a los disertantes antes y durante el evento, proveerlos de todo lo que consideren necesario para su charla/taller, y orientandolos sobre las características que deben tener los mismos.

Debate

 * ¿Cuánto debe durar cada charla? ¿Cuánto tiempo libre entre charlas?

Funciones

 * Redactar de una puta vez una carta genérica para sponsors, definiendo pautas publicitarias, canjes, modo de participación del sponsor en base a la colaboración, distintos niveles de sponsoreo.
 * Convocar a los sponsors.
 * Asegurarse de que envíen su logo a tiempo para incluir en la gráfica, de que entreguen el dinero antes del evento si es necesario, o de avisarles que no hay apuro si estamos sueltos de plata, de que se los mencione y agradezca en la web y durante el evento.

Observaciones

 * Es necesario mantener una buena relación, pero sobre todo constante, con el sponsor a partir del momento que se lo contacta para solicitar ayuda y sobretodo a partir de que acepta. El intercambio de mails o llamados para pulir detalles es necesario y también que se lleve a cabo al menos una visita de forma personal.

Funciones

 * Investigar y decidir que piezas de gráfica son necesarias.
 * Diseñar e imprimir:
 * Afiches promocionales y para prensa.
 * Volantes y cronogramas.
 * Planillas de asistencia.
 * Carteles de señalización (colaboración con Infraestructura).

Funciones

 * Repartir afiches.
 * Bloguear, microbloguear, difundir la gacetilla de prensa a los cuatro vientos.
 * Redactar gacetilla de prensa.
 * Difundir la gacetilla de prensa a la "prensa tradicional".
 * Organizar entrevistas con diarios/radio/televisión para antes, durante y después del evento.
 * Asistir a la prensa durante el evento.
 * Reunir y recolectar notas publicadas en los medios para subir al sitio.

Funciones

 * Realizar la cobertura de las charlas.
 * Asegurarse que existan todos los materiales y recursos necesarios para que la conexión no falle, y de que haya tomas/zapatillas/adaptadores de más en caso de ser necesarias (colaboración con Infraestructura).

Funciones

 * Decidir que insumos son necesarios para abastecer de comida y bebida a los participantes.
 * Comprarlos.
 * Abastecer de comida y bebida los participantes.

Observaciones

 * Ofrecer café gratis mantiene a los participantes alertas y felices.
 * Cobrarles los sólidos nos proporciona una manera de ofrecer los líquidos gratis. 50 y 50, felices ellos, felices nosotros :)

Funciones

 * Abastecer de mercadería a los participantes.
 * Asegurarse de que exista tal mercadería para abastecer.

Observaciones

 * La mercadería debe sufrir constantes repocisiones, controles (de calidad y de cantidad), debe haber siempre alternativas, nuevos diseños y los precios no deben ser excesivos, pero deben dejar una ganancia razonable que justifique su existencia.

Funciones

 * Estar presente en mesa de entrada entregando folletería, cronogramas, información útil, etc.
 * Atender los stands, registrar entradas y salidas de dinero.